“Thì giờ là vàng ngọc” - đúc kết ấy mọi người đều biết. Đây không phải là câu nói chung chung, hoặc ấn định thời gian, giờ giấc cụ thể, mà nói đến quỹ thời gian của mỗi con người. Quỹ thời gian của đời người đã ít, thời gian của các cán bộ lãnh đạo trong một, hoặc nhiều nhiệm kỳ càng ít hơn. Thời gian đó dành cho làm việc, học tập, sinh hoạt, giao tiếp xã hội và dành cho gia đình nữa thật đáng quý biết bao. Thời gian của cán bộ lãnh đạo bao giờ cũng bị chi phối bởi việc công và việc tư, việc nước và việc nhà. Tất nhiên trong đó có thời gian dành cho giải trí, ăn uống, nghỉ ngơi. Trong bài viết này, tôi chỉ nêu ý kiến cùng trao đổi về quỹ thời gian làm việc công, lo việc xã hội, lo làm tròn nhiệm vụ, chức trách của cán bộ lãnh đạo các ngành, các cấp, các đơn vị.

Người ta hay nói: “Thời gian 3 trong 1”. Đó là cách định vị thời gian làm việc của một cán bộ lãnh đạo giữ 3 cương vị, 3 chức danh quan trọng. Cả ba việc lớn chỉ trong một người. Ví dụ như bí thư (hoặc phó bí thư thường trực) thành ủy, tỉnh ủy kiêm trưởng đoàn đại biểu Quốc hội, kiêm chủ tịch HĐND; hoặc một cán bộ giữ nhiều chức danh khác về công tác đảng, công tác chính trị, giám đốc, tổng giám đốc kiêm chủ tịch HĐQT, kiêm thêm một số chức danh khác. Vậy là trong một ngày, với 8 tiếng đồng hồ, trong một tuần có 5 ngày làm việc theo quy định, thời gian đó bị căng ra để chia cho các công việc theo nhiệm vụ, chức trách. Vì thế, thời gian của cán bộ lãnh đạo rất cần được sử dụng có hiệu quả, chất lượng cao.

Thứ nhất, xác định rõ chức trách, nhiệm vụ. Người cán bộ lãnh đạo trước hết phải xác định rõ, chính xác nhiệm vụ, chức trách, vị trí đảm đương công việc mà tổ chức đã giao, nhân dân đã trao. Xác định rõ chức trách, nhiệm vụ, phạm vi, quyền hạn là điều cần thiết khi giữ các cương vị. Việc xác định này là cần thiết để chọn việc cần làm, vấn đề cần giải quyết, cần trao đổi, tiếp xúc với ai, dự những cuộc họp nào, phân rõ nội dung, góc độ công việc hằng ngày và sự chủ động tự đề ra lịch công tác tuần, tháng, việc cần dứt điểm trong quý, trong năm… Sự xác định này còn rất cần thiết để tránh làm những việc không đúng chức danh, chức trách, tránh bao biện làm thay, “đá lộn sân”.

Thứ hai, lên kế hoạch công tác. Từ chỗ xác định rõ chức trách, nhiệm vụ, cần lên kế hoạch công tác cho chính mình và cân đối lịch công tác với nhiệm vụ, lịch làm việc chung toàn cơ quan. Lịch này thường gắn rất chặt chẽ và “ăn khớp” với kế hoạch, lịch công tác chung toàn cơ quan, khối, ngành, gắn với nghị quyết, chỉ thị, mệnh lệnh thực thi nhiệm vụ. Phải quán xuyến, làm chủ, phân loại mức độ cần thiết từng mặt hoạt động, từng mối quan hệ, từng mảng công việc để lên kế hoạch cho phù hợp. Lên kế hoạch công tác không phù hợp là sẽ vừa bỏ sót công việc, bỏ sót những “việc cần làm ngay”, việc quan trọng, lại vừa mất thời gian. Dành thời gian cho những việc không cần thiết cũng là sự lãng phí thời gian. Một kế hoạch công tác tốt là một đảm bảo cho thành công của cán bộ lãnh đạo.

Thứ ba, lập lịch trình biểu. Lịch trình biểu của cán bộ cũng như thời khóa biểu của học sinh. Có lịch tuần, lịch ngày, địa điểm, thời gian, nội dung công việc, thêm những điều cần quan tâm, chú ý, ghi nhớ. Căn cứ vào kế hoạch công tác, người cán bộ lãnh đạo tự lập lịch trình biểu cho mình. Lịch trình biểu ngày, tuần phải gắn với kế hoạch công tác, gắn rất chặt với nhiệm vụ, chức trách. Khi lên lịch trình biểu cũng cần tính đến những việc đột xuất, tình huống mới có thể xảy ra, tính cơ động tương đối của lịch trình. Cần hạn chế đến mức thấp nhất việc khoán cho văn phòng hoặc trợ lý làm lịch trình biểu cho mình.

Thứ tư, quản lý quỹ thời gian. Thường xuyên chủ động quản lý quỹ thời gian là việc không thể xem nhẹ. Nếu việc quản lý quỹ thời gian không tốt thì tự nó bị phá vỡ kế hoạch công tác, lịch trình biểu. Và, tất nhiên như thế sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thực thi nhiệm vụ, chức trách. Quản lý quỹ thời gian tốt sẽ hạn chế đến mức thấp nhất sự lãng phí thời gian. Sắp xếp hợp lý việc gì cần làm trước, việc gì cần làm sau, việc gì cần sớm lên hoặc chậm lại. Ngay như việc tiếp khách cũng cần gắn với quản lý thời gian. Đích thân tiếp ai, ai giao cho người khác tiếp? Cần dự định trước thời gian, tập trung chủ đề trong cuộc gặp, không tràn lan chủ đề, không phân tán đối tượng cuộc gặp.

Thứ năm, cân đối, điều chỉnh thời gian. Đây là việc không khó. Nhưng đây là một phương pháp công tác không phải ai cũng dễ dàng thường xuyên làm tốt. Có cân đối, điều chỉnh thời gian và công việc một cách chủ động mới khỏi lãng phí thời gian, hiệu suất công tác mới cao và có chất lượng. Như việc được mời đi họp cũng vậy. Vì là ở cương vị lãnh đạo, hầu như các hội nghị chuyên ngành, sơ kết, tổng kết, các cuộc kỷ niệm, lễ thành lập, khởi công, bàn giao, liên hoan, ăn mừng, cả các đám hiếu hỷ… đều mời đích danh cán bộ lãnh đạo. Cương vị càng quan trọng, giấy mời càng nhiều. Vì vậy mà có không ít cán bộ chỉ lo việc đi dự họp, phát biểu, ăn tiệc đã hết thờii gian làm việc. Quản lý và phân định giấy mời cũng là cách cần thiết để tự cân đối, điều chỉnh lịch trình biểu, lịch công tác. Còn phát biểu trong cuộc họp cũng thế. Việc gì, nơi nào cần phát biểu, nội dung ra sao, thời gian bao nhiêu phải tự khống chế; không nên ỷ vào cương vị mà tràng giang đại hải, mất thời gian không những của mình mà còn của bao người khác.

Đối với mọi cán bộ lãnh đạo, việc chủ động lên kế hoạch, lịch trình biểu, tổ chức, quản lý, cân đối, điều hành để sử dụng có hiệu quả, không bị lãng phí quỹ thời gian là việc rất cần thiết, cần làm thường xuyên. Đây là biểu hiện của phương pháp, tác phong làm việc khoa học. Đây cũng là tự mình đổi mới nhận thức, tự nâng mình lên, khẳng định uy tín với cấp trên, đồng cấp, cấp dưới và nhân dân.